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Sharepoint es una herramienta de trabajo colaborativo increíblemente potente y con múltiples capacidades. Una de sus virtudes es la capacidad de almacenamiento en la nube.

La biblioteca de documentos de Sharepoint es el sitio donde se realiza el trabajo con archivos y carpetas. Por defecto hay una creada y podemos acceder a ella desde el menú lateral, «Documentos». Para cada elemento de la biblioteca, archivo o carpeta, se muestra información como la última fecha de modificación o la persona que hizo esa modificación. Naturalmente, esta información también es personalizable y podemos añadir campos a nuestra medida.

El manejo de archivos y carpetas se hace mediante menús o técnicas tan intuitivas como «arrastrar y soltar» entre ubicaciones.

Creación de una biblioteca de documentos en Sharepoint

Aparte de la biblioteca por defecto, llamada «Documentos», podemos crear las que queramos. Para ello, accedemos a la página de inicio del sitio y pulsamos el botón «Nuevo elemento»:

Aparece un panel lateral en el que podemos poner un nombre y descripción para la biblioteca:

La casilla «Mostrar en la navegación del sitio» sirve para que la nueva biblioteca aparezca en el menú lateral izquierdo:

La pantalla de documentos de Sharepoint

Vemos 3 elementos principales:

• La barra de menús superior: los botones cambian según el elemento seleccionado y nuestra posición en el árbol de carpetas.
• La ruta del elemento: el título «Documentos» no es un título sino una ruta, que nos servirá para navegar por el árbol de carpetas.
• La lista de elementos: con columnas personalizables y distintos tipos de visualización.

Navegación

Con un solo clic sobre el nombre, entramos en las carpetas o abrimos los archivos. Si pinchamos en otro sitio de la franja que no sea el nombre, el icono de compartición o el de menú (3 puntos verticales), lo que hacemos es seleccionar el elemento. Se pueden seleccionar varios elementos para realizar acciones conjuntas sobre ellos (por ejemplo, descargarlos a nuestro equipo).

El icono de 3 rayitas precediendo al nombre de un archivo o carpeta, indica que es de reciente creación:

La ruta del elemento sirve para movernos hacia atrás en el árbol de carpetas. En el ejemplo siguiente estamos dentro de «Subcarpeta1», que está dentro de «Carpeta1», que, a su vez, está dentro de «Documentos» (la raíz del sitio):

Si pinchamos en «Carpeta1» subimos un nivel y nos situamos dentro de la misma:

Pinchando ahora en «Documentos», llegamos a la raíz:

Podríamos haber llegado directamente aquí desde el primer paso (desde dentro de «Subcarpeta1») pinchando en «Documentos».

Si en cualquier sitio vemos 3 puntos horizontales o verticales, pinchando en ellos se desplegará un menú.

El menú superior

Cuando no hay nada seleccionado y estamos dentro de la raíz de documentos

Vemos de izquierda a derecha (dependiendo del ancho de la pantalla, algunos elementos pueden estar en el menú de los 3 puntos):

• Nuevo: crea elementos en la carpeta actual:
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• Cargar: sube elementos desde nuestro equipo.

• Edición rápida: muestra la lista en formato tabla para trabajar más cómodamente. Para terminar, pinchamos en «Salir de la edición rápida»:

• Sincronizar: sincroniza la carpeta actual con nuestro explorador de archivos de Windows. Tenemos un tutorial detallado sobre sincronización aquí.
• Exportar a Excel: exporta la lista de documentos a un archivo Excel.
• PowerApps: genera aplicaciones mediante programación visual.
• Automatizar: genera flujos de automatización mediante Power Automate (antiguo Microsoft Flow).
• Avisarme: configura alertas cuando se hacen cambios en los elementos.
• Administrar alertas: gestiona todas las alertas creadas en el sitio.
• Todos los documentos: abre un menú con las siguientes opciones:
  • Lista: es la vista por defecto:

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  • Lista compacta: igual, pero con menos espacio entre elementos:

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  • Todos los documentos: quita los filtros para volver a ver todos los documentos.
  • Guardar vista como: guarda la vista con nuestros cambios para poder recuperarla posteriormente. La vista aparecerá con el nombre que le hayamos puesto en este mismo menú. Si marcamos «Establecer como vista pública», la vista estará disponible para todos los usuarios que visiten esta biblioteca:

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  • Editar la vista actual: abre la página de configuración de la vista, con opciones para añadir columnas, ordenar elementos, aplicar filtros…
  • Formato de la vista actual: para aplicar estilos a la lista y formatos condicionales.

• Filtros: pinchando en el icono, accedemos a filtros de visualización predefinidos.
• Información: sobre el elemento seleccionado. En archivos o carpetas permite administrar los permisos de acceso.
• Expandir contenido: agranda el área de trabajo. Volviendo a pinchar retornamos a la vista habitual.

Cuando no hay nada seleccionado y estamos dentro de una carpeta

Veamos sólo las diferencias, de izquierda a derecha:

• Compartir: permite la compartición de archivos o carpetas. Lo veremos en detalle más adelante.
• Copiar vínculo: genera un vínculo para la compartición. Lo veremos en detalle más adelante.
• Descargar: genera un archivo comprimido (zip) con la carpeta y su contenido y lo descarga a nuestro equipo.

Cuando seleccionamos una carpeta

Mencionamos los botones nuevos de izquierda a derecha:

• Eliminar: los archivos o carpetas que se eliminen, permanecerán durante 93 días en la Papelera de Reciclaje para su recuperación.
• Anclar a la parte superior: hace que la carpeta o archivo seleccionado aparezca siempre destacado en la parte superior del listado. Muy útil cuando hay listados largos para tener a mano los elementos de uso más frecuente. En la imagen hemos anclado la «Carpeta3». Para desanclarla, pinchamos en «Editar anclaje» y, seguidamente, en «Desanclar»:

• Cambiar nombre: de archivos o carpetas.
• Mover a: mueve los archivos y carpetas seleccionados a una localización dentro de la misma biblioteca, a OneDrive o a bibliotecas de otros sitios de Sharepoint. Las operaciones de mover o copiar entre sitios están limitadas a 100 Gb por operación y el explorador web debe permanecer abierto mientras se realiza.

• Copiar en: igual que «Mover a», pero conserva los elementos en su localización original.

Cuando seleccionamos un archivo

Veremos 3 botones nuevos:

• Abrir: en el explorador (Office online) o en nuestro Office local.
• Historial de versiones: cada vez que hacemos cambios en un archivo, se guarda una nueva versión del mismo. Se conservan, por defecto, hasta 500 versiones, de forma que podamos volver a cualquiera de ellas si cometemos un error. Pinchando en la flecha a la derecha de la fecha y la hora (columna «Modificado»), podemos ver, restaurar o eliminar la versión:

• Extraer del repositorio: realiza una «desprotección» del archivo, permitiendo que trabajemos sobre él en línea o sin conexión sin que nadie más pueda editarlo. Cuando terminamos de trabajar con él, tenemos dos opciones en el menú:
  • Insertar en el repositorio: después de guardarlo o cargarlo, pinchamos aquí y se vuelve a «proteger» el archivo para que todo el mundo pueda trabajar en él.
  • Descartar extracción del repositorio: si, en lugar de guardar el documento, descartamos la extracción, se anulan todos los cambios que hayamos hecho, no se crea una versión asociada y vuelve a insertarse en el repositorio.

Los documentos desprotegidos aparecen para otros usuarios con el icono . Pasando el cursor sobre el icono, vemos quién tiene desprotegido el archivo. También podemos añadir una columna «Desprotegido para» en la lista de elementos, que mostrará quién mantiene archivos desprotegidos.

IMPORTANTE: no debemos olvidarnos de volver a insertar el elemento en el repositorio, para que los demás usuarios puedan acceder a él.

La lista de documentos

1. Franja del elemento: cuando el cursor pasa sobre ella, aparecen los iconos de selección (2), compartir (5) y menú (6). Si pinchamos en el icono de selección o en cualquier sitio vacío de la franja, se selecciona el elemento.
2. Icono de selección: cuando el elemento está seleccionado, se rellena con un tic: . Pueden seleccionarse varios elementos pinchando en cada uno de ellos (los menús mostrarán opciones compatibles con todos ellos).
3. Columna de los iconos correspondientes a cada elemento.
4. Nombre: pinchando en él se entra, si es una carpeta, o se abre, si es un archivo.
5. Botón compartir: veremos la compartición en el apartado siguiente.
6. Botón de menú: muestra las opciones que vimos anteriormente para el elemento seleccionado. El elemento «Detalles» abre el panel de información. En el caso de los archivos tenemos también la opción de obtener una vista previa.
7. Columnas por defecto: aparte de la columna de iconos y la de nombres, tenemos la de «Modificado» y la de «Modificado por». Pinchando en la flecha a la derecha de las columnas nos da opciones de ordenación, filtrado, agrupación, configuración, etc.
8. Agregar columna: permite añadir columnas personalizadas de distintos tipos. Por ejemplo, si añadiésemos una columna llamada «Proyecto», podríamos hacer búsquedas por proyecto en Sharepoint. Así obtendríamos todos los documentos asociados a un proyecto, con independencia de su localización.
9. 
   

Compartición en Sharepoint

Las opciones «Copiar vínculo» y «Compartir» permiten compartir elementos con usuarios de la organización que no son miembros del sitio de grupo, e incluso con usuarios externos (si se permite desde el panel de administración, ya que, por defecto, no está permitido).

Si seleccionamos un elemento, archivo o carpeta, pero sólo uno, aparecen las opciones de «Compartir» o «Copiar vínculo» en el menú superior o en el menú del elemento:

Copiar vínculo

Genera un vínculo que proporciona el acceso especificado a las personas a las que se lo enviemos:

Pinchando en el botón inferior podemos concretar el nivel de acceso:

• Cualquier persona que tenga el vínculo: por defecto, esta opción no puede habilitarse, por motivos de seguridad.
• Usuarios de «Nombre de Organización» que tengan el vínculo: cualquier usuario de la organización (con cuenta en Office 365) puede abrirlo.
• Personas que tienen acceso: sólo podrán abrirlo usuarios con permisos de lectura o escritura sobre el elemento.
• Personas determinadas: se elige manualmente las personas que van a poder abrirlo.
• La casilla «Permitir la edición» especifica si el elemento se compartirá como de sólo lectura (desmarcada) o lectura y escritura (marcada).
• «Bloquear la descarga» sólo aparece con archivos y sirve para evitar su descarga al equipo local. Requiere que la casilla «Permitir la edición» esté desmarcada.

Compartir

Reúne en un solo paso la generación del vínculo de compartición y su envío:

El botón superior lleva al mismo panel que vimos en el apartado anterior para controlar el acceso. Debemos escribir el nombre de los destinatarios (pueden ser varios) y, opcionalmente, escribir un mensaje. Al darle a enviar se genera un vínculo y se envía por correo a los usuarios especificados, que también recibirán una notificación a través de Office 365.

El botón «Copiar vínculo» nos lleva a lo que vimos en el apartado anterior. El botón «Outlook» abre el correo con el vínculo ya generado en el mensaje para que añadamos lo que deseemos.

Los vínculos generados permanecen en el panel «Administrar acceso», que veremos a continuación, para reenviarlos cuando queramos o borrarlos cuando dejen de ser necesarios.

Para conocer los vínculos de compartición creados en un sitio, accedemos a «Configuración» y, a continuación, a «Uso del sitio»:

Esta página muestra distintos paneles informativos sobre las visitas al sitio, el tráfico generado, los documentos más vistos, etc.

En la parte inferior de la página tenemos el apartado «Compartido con usuarios externos», que sólo muestra vínculos de compartición con usuarios externos a la organización. Si pinchamos en «Ejecutar informe», se genera un archivo «csv» que podemos importar en Excel. En la columna «AccessViaLinkID» nos muestra todos los vínculos de compartición.

En este informe vemos todos los elementos compartidos, el grado de compartición (lectura, escritura, control total) y otros datos de utilidad.

Permisos en la biblioteca de documentos de Sharepoint

La gestión de permisos en Sharepoint es un tema amplio y complejo. Resumiendo, existe un nivel superior de permisos que se aplican a todo el sitio de Sharepoint y son heredados por todos sus elementos. A nivel de la biblioteca de documentos, podemos personalizar esos permisos para cada elemento, y estos serán heredados a su vez por todos los que «cuelguen» de él.

Seleccionando un elemento, accedemos a la gestión de permisos mediante su menú o el icono de Información del menú superior:

Aparece un panel en el lateral derecho:

El botón «Dejar de compartir» sólo aparece cuando el elemento ha sido compartido en algún momento y elimina todos los accesos, excepto los de los propietarios.

En la parte superior vemos los vínculos creados con «Copiar vínculo» o «Compartir» y su nivel de acceso. También tenemos el botón «Comparte». Los 3 puntos a la derecha del vínculo abren otro panel en el que podemos borrar el vínculo (1), ver su configuración y con quién ha sido compartido:

IMPORTANTE: al borrar un vínculo, quitamos el acceso al elemento a todas las personas con las que estuviese compartido.

Volviendo al panel anterior, en la parte titulada «Acceso directo» podemos ver los grupos o personas que ya tienen acceso. Pinchando en la flecha de la derecha podemos cambiar el acceso:

El signo «+» a la derecha de «Acceso directo» permite dar acceso de lectura o escritura a otros grupos o usuarios:

Podemos agregar un mensaje y un aviso opcional.